1) Никакое финансовое движение невозможно без регистрации пациента в базе данных

2) Никакое финансовое движение невозможно без регистрации приема(назначения) пациента в базе данных

3) Услуги клиники(работа врача) должна быть зарегистрирована в  карточке(медицинской или зубной формуле) пациента

4) Всякая услуга, оказанная  пациенту(работа врача), после ее завершения должна пройти через регистратуру

Соблюдение этих несложных правил позволит поддерживать целостную финансовую картину клиники.

Единицей финансовой операции является действие пользователя в окне регистрации расчетов <Расчет>, для вызова которого необходимо воспользоваться  кнопкой

 

 

1. 1. Оплата за наличный расчет

Оплата услуг за наличный расчет является наиболее распространенным видом оплат, по этому в программном комплексе она реализована максимально удобно и просто. Большинство параметров устанавливаются автоматически самой системой.

Для регистрации оплаты за наличный расчет необходимо вызвать окно регистрации расчетов по кнопке

В окне регистрации  расчетов доступна следующая информация:

На панели приемов: по приему 08.07.08 - услуг оказано на 770 руб. оплачено - 0
  На панели итоговых данных: Текущий долг пациента 10902 руб, всего оплачено пациентом 109068 руб.

В настройках комплекса установлен тип расчетов по умолчанию - <наличный>, а вариант расчета <за стоматологические услуги>

Для расчета за наличный расчет необходимо в поле для ввода расчетных сумм занести  с помощью клавиатуры или встроенного калькулятора сумму к расчету:

И нажать расчет

Далее будет задан вопрос о подтверждении даты регистрации финансовой операции(по умолчанию текущая дата)

При успешной регистрации операции будет выдано сообщение:

После вывода информации об успешной регистрации информация в окне регистрации изменится следующим образом.

На панели приемов: по приему 08.07.08 - услуг оказано на 770 руб. оплачено - 770
  На панели итоговых данных: Текущий долг пациента 10132 руб, всего оплачено пациентом 109838 руб.

При наличии остатков от расчетов, сумма оставшаяся от расчета отображается в окне ввода расчетных сумм.

Например: при расчете за услуги на сумму 11710 руб, вводим сумму 12000

После проведения расчет остаток составляет 290 руб

Указанную сумму по желанию пациента можно положить на счет, выбрав вариант расчета <Аванс>

1. 2. Оплата по безналичному расчету

Для регистрации оплаты по безналичному расчету необходимо вызвать окно регистрации расчетов по кнопке

В окне регистрации  расчетов доступна следующая информация:

На панели приемов: по приему 10.07.08 - услуг оказано на 645 руб. оплачено - 0
  На панели итоговых данных: Текущий долг пациента 645 рубВ настройках комплекса установлен тип расчетов по умолчанию - <наличный>, а вариант расчета <за стоматологические услуги>

Для расчета  по безналу необходимо в поле для ввода расчетных сумм занести  с помощью клавиатуры или встроенного калькулятора сумму к расчету, и установить тип расчета <Базналичный расчет>

И нажать расчет

Далее будет задан вопрос о подтверждении даты регистрации финансовой операции(по умолчанию текущая дата)

При успешной регистрации операции будет выдано сообщение:

После вывода информации об успешной регистрации информация в окне регистрации изменится следующим образом.

На панели приемов: по приему 10.07.08 - услуг оказано на 645 руб. оплачено - 645
  На панели итоговых данных: Текущий долг пациента 0руб, всего оплачено пациентом 645 руб.

 

1. 3. Оплата по страховке

Для регистрации оплаты по страховому полису необходимо вызвать окно регистрации расчетов по кнопке

Для регистрации расчета по полису страховой организации необходимо убедится в наличии полиса у пациента, если в системе данные полиса не зарегистрированы, следует произвести регистрацию одним из следующих способов:

через <Карточку пациента>

через <Реестр страховых полисов>

добавить непосредственно из окна Расчетов

При наличии в системе данных полиса страховой организации, при открытии окна расчетов будут автоматически установлены следующие параметры:

• вариант расчета исходя из типа услуг, оказанных пациенту, например <за стоматологические услуги>;
• тип расчета <По страховке>.

Обратите внимание на то, что в верхней части экрана указана страховая организация, полисом которой владеет пациент, производящий расчет.

При указании в карточке страхового полиса размера суммы страхового полиса, она отображается в разделе <Итоги> и при производстве расчетов по данному полису , будет уменьшаться.

Для расчета  по страховке необходимо в поле для ввода расчетных сумм занести  с помощью клавиатуры или встроенного калькулятора сумму к расчету, и установить тип расчета <По страховке>, и нажать расчет, далее будет задан вопрос о подтверждении даты регистрации финансовой операции(по умолчанию текущая дата)

При успешной регистрации операции будет выдано сообщение:

После вывода информации об успешной регистрации информация в окне регистрации изменится следующим образом.

На панели приемов: по приему 09.09.08 - услуг оказано на 470 руб. оплачено - 470
  На панели итоговых данных: Текущий долг пациента 0руб, всего оплачено пациентом 470 руб., Размер страховой суммы уменьшился и составляет 4530  руб.

 

1. 4. Зачисление авансового платежа  

Ведение расчетов по авансовым платежам и регистрация списания авансов также осуществляется в окне расчетов

Внимание! Зачисление авансовых платежей рекомендуется производить до занесения работ(услуг) в карточку пациента! В противном случае следует установить желаемую дату зачисления авансов в окне <Дата расчетов>

Для регистрации аванса пациента необходимо:

Установить тип расчетов <наличный>, а вариант расчета <Аванс>

В поле для ввода расчетных сумм занести  с помощью клавиатуры или встроенного калькулятора сумму к авансу, и нажать расчет.

Далее будет задан вопрос о подтверждении даты регистрации финансовой операции(по умолчанию текущая дата)

 

 

При успешном выполнении операции бут сообщение о зачислении суммы на аванс

После вывода информации об успешной регистрации информация в окне регистрации изменится следующим образом.

 

Автоматическое зачисление авансовых платежей осуществляется в случае, если:

• Сумма внесенная пациентом превышает сумму оказанных услуг;
• Установлен флаг <Остаток на аванс>

Например пациенту <Пупкину> оказано услуг на 1300 руб., оставшийся доволен, он вносит 5000 руб., с целью оплатить услуги, а остаток положить на аванс с целью израсходовать средства в следующий прием. При нажатии <Расчет>, окно будет выглядеть следующим образом:

Вносим в оно расчетов сумму 5000,

Обращаем внимание, что флаг <Остаток на аванс> установлен, нажимаем <Расчет>,

Утвердительно отвечаем на вопрос о расчете, и система информирует нас о совершенных действиях:

При этом окно расчетов принимает следующий вид:

В данном случае система произвела расчет на 1300 руб, а остаток от внесенных пациентом 5000( 3700 руб) поместила на аванс.

1. 5. Списание авансов

Списание авансовых платежей со счета пациента может производится либо автоматически либо вручную.

Для списания автоматически необходимо, чтобы в настройках было выставлено <Автоматическое списание авансов>

Для расчета необходимо уточнить у клиента желает ли он рассчитаться за оказанные услуги с использованием авансового платежа, сделанного ранее или расчет будет проводиться другим способом. Если пациент выбирает последнее, то в окне расчетов необходимо выключить функцию <Автоматическое списание авансов>

Если установлена функция <Автоматическое списание авансов>, тот расчет можно производить даже с суммой к расчету равной нулю.

В данном случае система списала авансовый платеж пациента полностью, и уменьшила сумму долга на сумму аванса, оставшуюся сумму необходимо гасить иным способом оплаты (наличный, безналичный)

Для списания авансов вручную необходимо после расчета пациента, указать сумму подлежащую списанию с аванса со знаком , выбрать вариант расчета <Аванс> и нажать <Расчет>.

 

1. 6. Зачисление авансового платежа по безналичному расчету

Ведение расчетов по авансовым безналичным платежам и регистрация списания безналичных авансов отличаются от наличных только установкой соответствующего типа расчетов <Безналичный>

Внимание! Зачисление авансовых платежей рекомендуется производить до занесения работ(услуг) в карточку пациента! В противном случае следует установить желаемую дату зачисления авансов в окне <Дата расчетов>

Для регистрации аванса пациента необходимо:

Установить тип расчетов <наличный>, а вариант расчета <Аванс>

В поле для ввода расчетных сумм занести  с помощью клавиатуры или встроенного калькулятора сумму к авансу, и нажать расчет.

Далее будет задан вопрос о подтверждении даты регистрации финансовой операции(по умолчанию текущая дата)

 

 

При успешном выполнении операции бут сообщение о зачислении суммы на аванс

После вывода информации об успешной регистрации информация в окне регистрации изменится следующим образом.

 

 

1. 7. Списание средств авансового платежа по безналичному расчету

Для списания необходимо, чтобы в настройках было выставлено <Автоматическое списание авансов>, и тип расчетов установлен <Безналичный>

 

В данном случае, пациенту оказано услуг на на 1140 руб, на авансе имеется 3700 рубю, система вычтет сумму из авансов пациента, и произведет оплату оказанных услуг.

После проведения расчета сумма аванса стала равной 2560 руб.

1. 8. Зачет оплаты расчетом по бартеру

Для зачета оплаты услуг бартером, или иными средствами, следует в окне расчетов, в окне <Тип расчета> установить тип оплаты <Бартер>

В данном случае после расчета, услуги, оказанные пациенту будут оплачены, долга за пациентом не будет, но и средств в кассе не прибавится:

В <Настройках> можно добавлять неограниченное количество вариантов расчетов с пациентами, в соответствии с организацией хозяйственной деятельности предприятия, например:

• бартер;
• реклама;
• договор;
• аутсорсинг и т.д.

 

1. 9. Отмена расчета

В случае, если произведен ошибочный расчет, как по причине ошибки администратора, так и по невнимательности пациента(ошибка в указании формы и размера оплаты) возможно отменить расчет, с целью аннулировать движение финансовых средств, возвращение состояние счета пациента на момент предшествующий расчету.

Внимание! Отмена расчета может привести к потере информационной и финансовой целостности системы, поэтому следует доверять эту функцию только  ответственным сотрудникам!

Для отмены расчетов необходимо перейти в окно <Финансы>  в раздел <Расчеты>

 

Выделить ошибочный расчет и с помощью правой кнопки мыши перейти в контекстное меню и выбрать <Отменить расчет>

 

В данном случае финансовая картина пациента <Пупкин> была такова:

 

Сумма оказанных услуг:     2440 руб
Сумма оплаченных услуг:   2440 руб
Авансы:         2560 руб
Приемы:         2

После отмены расчета:

Сумма оказанных услуг:     2440 руб
Сумма оплаченных услуг:   1300 руб
Авансы:         3700 руб
Приемы:         2